Zakup prezerwatyw: co trzeba określić.
Praktyczny przewodnik dla każdego, kto kupuje prezerwatywy na kampanię profilaktyczną, do przetargu albo na projekt edukacyjny. Co naprawdę znaczą certyfikaty, jakich dokumentów zażądać i jak wygląda VAT w dziewięciu krajach UE.
Po co powstał ten przewodnik
Kto pierwszy raz kupuje prezerwatywy na kampanię, szybko zauważa, że to nie są zwykłe gadżety reklamowe. To wyroby medyczne, z całą regulacją, która się z tym wiąże. Dlatego oferty trudno porównać: jedna podaje normę, druga termin, a rzadko kiedy wiadomo, co dokładnie obejmują.
Poniżej jest to, co sami byśmy sprawdzili. Przewodnik przyda się niezależnie od tego, u kogo ostatecznie zamówisz, a pytania są celowo tak sformułowane, żeby każdy poważny dostawca potrafił na nie odpowiedzieć.
Certyfikaty prostym językiem
Co dokładnie oznacza oznaczenie CE na prezerwatywie?
W UE prezerwatywa nie jest zwykłym artykułem konsumenckim, tylko wyrobem medycznym klasy IIb. Oznaczenie CE znaczy, że produkt przeszedł ocenę zgodności w procedurze przewidzianej dla tej klasy. To nie jest znak, który dostawca przyznaje sobie sam. Przy zakupie zawsze proś o to, co stoi za oznaczeniem, a nie o samo logo.
Co sprawdza norma EN ISO 4074 i dlaczego ma znaczenie w przetargu?
EN ISO 4074 to międzynarodowa norma bezpieczeństwa prezerwatyw lateksowych. Badania obejmują między innymi wytrzymałość na rozciąganie, ciśnienie rozrywające i trwałość. W przetargu liczy się nie tylko sama norma, ale też to, czy każda partia była badana osobno. Pytaj więc wprost o testy partii, a nie o jednorazowe badanie typu.
Czy można zadrukować opakowanie bez utraty informacji wymaganych prawem?
Tylko wtedy, gdy nadruk obejmuje wyłącznie przód foliowego opakowania. Na odwrocie są dane obowiązkowe: instrukcja użycia, numer partii, data ważności i oznaczenie CE. Muszą pozostać w pełni czytelne. Dostawca, który proponuje nadruk dwustronny, zasługuje w tym miejscu na krytyczne pytanie.
Czego zażądać przed udzieleniem zamówienia
Dowód oznaczenia CE
Nie logo, tylko to, co za nim stoi. Poproś o dokument, z którego wynika, że produkt oceniono jako wyrób medyczny klasy IIb.
Badania według EN ISO 4074
Zapytaj, jakie badania przeprowadzono i czego dotyczyły. Wytrzymałość na rozciąganie, ciśnienie rozrywające i trwałość powinny być wśród nich.
Testy partii, nie tylko badanie typu
Jednorazowe dopuszczenie mówi coś o modelu, a nie o partii, którą dostaniesz. Zapytaj, czy każda partia jest badana osobno.
Zachowanie danych obowiązkowych
Poproś o potwierdzenie, że instrukcja, numer partii, data ważności i oznaczenie CE po nadruku pozostają w pełni czytelne.
U nas te dokumenty zgodności są dostępne na życzenie, także na etapie wyceny, żeby dział zakupów mógł je uwzględnić w ocenie.
Termin: produkcja i dostawa to dwie różne rzeczy
To najczęstszy błąd przy porównywaniu ofert. Dostawca, który pisze „gotowe w dwa dni”, prawie zawsze ma na myśli produkcję, a nie dostarczenie pod Twój adres. Poproś o obie liczby osobno i dopiero potem je zsumuj.
Dla porównania, jak to wygląda u nas: nakłady poniżej 1 000 sztuk drukujemy i przygotowujemy do wysyłki w jeden do dwóch dni roboczych, a przy większych ilościach potwierdzamy termin razem z wyceną. Dostawa na terenie UE trwa potem zwykle pięć do siedmiu dni roboczych. Opcje ekspresowe są możliwe i wyceniane osobno.
Przy dostawie z Wielkiej Brytanii doliczaj też krok celny. To nie powinna być niespodzianka odkrywana dopiero przy odbiorze: zapytaj wcześniej, jak rozliczany jest VAT importowy i ewentualne cło oraz po czyjej stronie leży.
VAT na prezerwatywy według krajów UE
| Hiszpania | 4% |
|---|---|
| Francja | 5,5% |
| Belgia | 6% |
| Portugalia | 6% |
| Polska | 8% |
| Holandia | 9% |
| Czechy | 12% |
| Niemcy | 19% |
| Włochy | 22% |
Stawki obniżone obowiązują tam, gdzie prezerwatywy są traktowane jako środek antykoncepcyjny z oznaczeniem CE; w Niemczech i we Włoszech obowiązuje stawka podstawowa. Stawki mogą się zmieniać, a ich zastosowanie na granicy zależy od zgłoszenia. Do budżetu poproś o potwierdzenie księgowego.
Częste pytania
Jakich dokumentów zażądać przed udzieleniem zamówienia?
Poproś o dokumenty zgodności, z których wynika oznaczenie CE, badania według EN ISO 4074 oraz testy partii na wytrzymałość na rozciąganie, ciśnienie rozrywające i trwałość. Zapytaj też, jak przy nadruku zachowane zostają dane obowiązkowe na opakowaniu. U nas te dokumenty są dostępne na życzenie.
Jak ocenić podany termin dostawy?
Zawsze rozdziel podaną wartość na czas produkcji i czas wysyłki. To dwie różne rzeczy, a w ofertach bywają wrzucane do jednego worka. U nas nakłady poniżej 1 000 sztuk drukujemy i przygotowujemy do wysyłki w jeden do dwóch dni roboczych; większe ilości potwierdzamy przy wycenie. Dostawa na terenie UE trwa potem zwykle pięć do siedmiu dni roboczych.
Jaka stawka VAT obowiązuje na prezerwatywy w Polsce?
W Polsce obowiązuje stawka obniżona 8 procent dla prezerwatyw jako wyrobu medycznego z oznaczeniem CE. W UE różnice są duże: Hiszpania stosuje 4 procent, Francja 5,5 procent, Czechy 12 procent, a Niemcy i Włochy stawkę podstawową, odpowiednio 19 i 22 procent. Podatnicy VAT zwykle mogą odliczyć zapłacony podatek, ale do budżetu przyjmij stawkę kraju dostawy i poproś o potwierdzenie księgowego.
Więcej odpowiedzi znajdziesz w częstych pytaniach. Jeśli chodzi o konkretną kampanię, zajrzyj do prezerwatyw na kampanie.
Dwa z tych tematów mają własne strony: co oznaczenie CE znaczy dla działu zakupów i z czego naprawdę składają się terminy i cło.
Policzyć konkretny nakład?
Wyślij projekt i potrzebną ilość. Wycena przychodzi zwykle tego samego dnia, z dokumentami zgodności na życzenie. Zamówienia kampanijne zaczynają się od 50 sztuk; od 100 sztuk dostajesz wcześniej prawdziwe zdjęcie zadrukowanej folii do akceptacji, a nie cyfrowy mockup.