Condooms inkopen: wat je moet specificeren.
Een praktische gids voor iedereen die condooms inkoopt voor een gezondheidscampagne, een aanbesteding of een voorlichtingsproject. Wat de certificeringen werkelijk betekenen, welke documenten je opvraagt, en hoe de btw in negen EU-landen uitpakt.
Waarom deze gids bestaat
Wie voor het eerst condooms inkoopt voor een campagne, ontdekt al snel dat het geen gewone promotieartikelen zijn. Het zijn medische hulpmiddelen, met de regelgeving die daarbij hoort. Offertes zijn daardoor lastig te vergelijken: de een noemt een norm, de ander een levertijd, en zelden staat erbij wat die dingen precies dekken.
Hieronder staat wat wij zelf zouden narekenen. De gids is bruikbaar ongeacht bij wie je uiteindelijk bestelt, en de vragen zijn met opzet zo geformuleerd dat elke serieuze leverancier ze moet kunnen beantwoorden.
De certificeringen, in gewone taal
Wat betekent CE-markering op een condoom precies?
Een condoom is in de EU geen gewoon consumentenartikel maar een medisch hulpmiddel van klasse IIb. De CE-markering betekent dat het product volgens de voor die klasse voorgeschreven conformiteitsprocedure is beoordeeld. Het is geen keurmerk dat een leverancier zelf toekent. Vraag bij inkoop altijd om de onderbouwing achter de markering, niet alleen om het logo.
Wat toetst EN ISO 4074 en waarom is dat relevant voor een aanbesteding?
EN ISO 4074 is de internationale veiligheidsnorm voor latexcondooms. De tests kijken onder meer naar treksterkte, barstdruk en houdbaarheid. Voor een aanbesteding is niet alleen de norm zelf relevant, maar ook of elke partij afzonderlijk is getest. Vraag daarom expliciet naar batchtests en niet naar een eenmalige typegoedkeuring.
Mag er op de verpakking worden gedrukt zonder de wettelijke informatie te verliezen?
Alleen als de bedrukking beperkt blijft tot de voorkant van de wikkel. De achterkant draagt de verplichte gegevens: gebruiksaanwijzing, batchnummer, houdbaarheidsdatum en CE-markering. Die moeten volledig leesbaar blijven. Een leverancier die dubbelzijdig bedrukken aanbiedt, verdient op dit punt een kritische vraag.
Wat je opvraagt voordat je gunt
Bewijs van CE-markering
Niet het logo, maar de onderbouwing erachter. Vraag waaruit blijkt dat het product als medisch hulpmiddel van klasse IIb is beoordeeld.
Tests volgens EN ISO 4074
Vraag welke tests zijn uitgevoerd en waarop. Treksterkte, barstdruk en houdbaarheid horen er in elk geval bij.
Batchtests, niet alleen typegoedkeuring
Een eenmalige goedkeuring zegt iets over het model, niet over de partij die jij geleverd krijgt. Vraag of elke partij afzonderlijk wordt getest.
Behoud van de verplichte productinformatie
Laat bevestigen dat gebruiksaanwijzing, batchnummer, houdbaarheidsdatum en CE-markering na het bedrukken volledig leesbaar blijven.
Bij ons zijn deze conformiteitsdocumenten op aanvraag beschikbaar, ook in de offertefase, zodat inkoop ze kan meenemen in de beoordeling.
Doorlooptijd: productie en levering zijn twee dingen
Dit is de meestgemaakte fout bij het vergelijken van offertes. Een leverancier die "binnen twee dagen klaar" schrijft, bedoelt bijna altijd de productie, niet de bezorging op jouw adres. Vraag de twee getallen apart op en tel ze pas daarna bij elkaar op.
Ter illustratie hoe dat er bij ons uitziet: oplages onder de 1.000 stuks worden in een of twee werkdagen gedrukt en verzendklaar gemaakt, en bij grotere hoeveelheden bevestigen we de termijn samen met de offerte. De levering binnen de EU duurt daarna doorgaans vijf tot zeven werkdagen. Expresopties zijn mogelijk en worden apart geoffreerd.
Reken bij levering vanuit het Verenigd Koninkrijk ook op een douanestap. Dat is geen verrassing die je pas bij aankomst hoort te ontdekken: vraag vooraf hoe invoer-btw en eventuele rechten worden afgehandeld en bij wie ze liggen.
Btw op condooms per EU-land
| Spanje | 4% |
|---|---|
| Frankrijk | 5,5% |
| België | 6% |
| Portugal | 6% |
| Polen | 8% |
| Nederland | 9% |
| Tsjechië | 12% |
| Duitsland | 19% |
| Italië | 22% |
Verlaagde tarieven gelden waar condooms als CE-gemarkeerd anticonceptiemiddel worden aangemerkt; in Duitsland en Italië geldt het standaardtarief. Tarieven kunnen wijzigen en de toepassing aan de grens hangt af van de aangifte. Laat het voor een begroting bevestigen door een accountant.
Veelgestelde vragen
Welke documenten vraag je op voordat je gunt?
Vraag om conformiteitsdocumenten waaruit de CE-markering, de tests volgens EN ISO 4074 en de batchtests op treksterkte, barstdruk en houdbaarheid blijken. Vraag daarnaast hoe de verplichte productinformatie op de verpakking behouden blijft wanneer er wordt bedrukt. Bij ons zijn die documenten op aanvraag beschikbaar.
Hoe beoordeel je een opgegeven levertijd?
Splits de opgave altijd in productietijd en verzendtijd. Dat zijn twee verschillende dingen en ze worden in offertes vaak op een hoop gegooid. Bij ons worden oplages onder de 1.000 stuks in een of twee werkdagen gedrukt en verzendklaar gemaakt; grotere hoeveelheden bevestigen we bij de offerte. De levering binnen de EU duurt daarna doorgaans vijf tot zeven werkdagen.
Welk btw-tarief geldt op condooms in Nederland?
In Nederland geldt het verlaagde tarief van 9 procent; de Belastingdienst noemt condooms expliciet. In België geldt 6 procent, op grond van de regeling voor voorbehoedsmiddelen. Binnen de EU loopt dat sterk uiteen, van 4 procent in Spanje tot 22 procent in Italië. Btw-plichtige organisaties kunnen de betaalde btw doorgaans terugvragen, maar reken voor een begroting met het tarief van het land van levering en laat het bevestigen door een accountant.
Meer antwoorden staan bij de veelgestelde vragen. Gaat het om een concrete campagne, kijk dan bij condooms voor campagnes.
Twee van deze onderwerpen hebben een eigen pagina: wat CE-markering voor inkoop betekent en waar levertijd en douane werkelijk uit bestaan.
Een concrete oplage doorrekenen?
Stuur je ontwerp en de gewenste hoeveelheid. De offerte komt doorgaans dezelfde dag, met conformiteitsdocumenten op aanvraag. Campagnebestellingen beginnen bij 50 stuks; vanaf 100 stuks krijg je vooraf een echte foto van de bedrukte wikkel ter goedkeuring, geen digitale mockup.